Cách chia sẻ liên lạc trong Microsoft Outlook

Microsoft Outlook có tính năng cho phép xuất ra danh sách liên lạc của bạn dưới dạng một file PST để có thể nhập vào các tài khoản Outlook khác.Tất nhiên là, khi lưu thêm liên lạc mới hay thực hiện một số thay đổi trên danh sách liên lạc của mình thì những thay đổi này sẽ không ngay lập tức được áp dụng cho danh sách liên lạc được xuất cho một tài khoản khác trước đó. Lúc này, bạn sẽ phải xuất ra một file PST mới (sau khi chỉnh sửa) sau đó thực hiện nhập lại lần nữa vào các tài khoản kia.


Tuy nhiên, ngoài giải pháp xuất/nhập liên lạc thủ công này, người dùng có thể sử dụng một số add-on cho Outlook, giúp đồng bộ tự động danh sách liên lạc giữa nhiều tài khoản người dùng mà không cần Exchange Server. Bài viết sẽ từng bước hướng dẫn các bạn thực hiện hai phương pháp này để có thể chia sẻ liên lạc trên MS Outlook.

ShareO do 4Team phát triển, là một addon cho phép người dùng chia sẻ và đồng bộ bất cứ thư mục Outlook nào mà không cần sử dụng Exchange Server. Chương trình tương thích với mọi phiên bản Outlook từ năm 2000 đến 2010 nhưng chỉ trên các PC chạy Windows. 4Team cũng cung cấp chương trình gọi là ShareContacts cho phép chỉ đồng bộ các liên lạc Outlook.

Xuất/nhập liên lạc trong Outlook

Để xuất danh sách liên lạc từ Outlook 2003 và 2007, kích vào File > Import and Export. Với Outlook 2010, nhấn vào File > Open > Import. Ở cả ba phiên bản, trong phần Select a folder to export from, tích hoặc bỏ dấu tích mục Include subfolders nếu cần và chọn Next lần nữa.

Đặt tên cho file, kích vào Browse và chọn một vị trí lưu file liên lạc xuất ra (hoặc chấp nhận vị trí mặc định của Outlook). Tùy chọn replace duplicates with items exported được chọn mặc định. Bạn có thể chọn Allow duplicate items to be created hoặc Do not export duplicate items để tạo hay loại bỏ danh mục trùng lặp. Nhấn Finish để hoàn tất.

xuất file

Để nhập liên lạc vào tài khoản Outlook khác, đăng nhập tài khoản và chọn File > Import and Export (Outlook 2003 và 2007) hoặc File > Open > Import (Outlook 2010). Chọn Import from another program or file ở phần Choose an Action to Perform và nhấn Next. Kích vào Personal Folder File (.pst) hoặc Outlook Data File (.pst), tùy vào phiên bản Outlook sau đó nhấn Next.
Trên cửa sổ File to import, kích vào Browse và tìm đến file PST đã xuất ra ở bước trước. Chọn thư mục Contacts, tích vào Include subfolders nếu cần, chọn Import items into the current folder và nhấn Finish.

Đồng bộ danh sách liên lạc bằng add-on

Phương pháp xuất/nhập liên lạc thủ công sẽ đáp ứng được nhu cầu cho người dùng mà chỉ muốn truy cập cùng một danh sách liên lạc trên nhiều tài khoản Outlook, nhưng nó sẽ không đáp ứng được nhu cầu của hai hay nhiều người muốn gắn kết cơ sở dữ liệu liên lạc riêng biệt của họ vào một kho dữ liệu chung mà không cần Exchange Server.

Add-on ShareO cho phép đồng bộ nhiều thư mục Contacts (và các thư mục Outlook khác) giữa một nhóm người dùng. Chương trình cũng để bạn chia sẻ và đồng bộ email, lịch biểu, tác vụ và các thư mục Outlook khác.

Sau khi tải và cài đặt add-on, tùy chọn ShareO sẽ xuất hiện trên thực đơn chính của Outlook 2003 và ở ribbon của Outlook 2007 và 2010.

thực đơn shareO

Để xuất liên lạc đến một tài khoản Outlook khác, chọn thư mục Contacts (hoặc bất cứ thư mục nào khác bạn muốn chia sẻ) và kích Share trên thực đơn ShareO để mở trình chia sẻ. Nhấn vào biểu tượng dấu + và nhập tên người nhận cùng địa chỉ email.

Ở màn hình kế tiếp, tích vào các danh mục muốn chia sẻ rồi nhấn Next (lưu ý rằng các bộ lọc danh mục chia sẻ của ShareO không hoạt động trên bản dùng thử). Chọn tùy chọn chia sẻ nâng cao (advanced-sharing) để thấy nhiều điều chỉnh chia sẻ hơn. Sau khi đã làm theo các bước trong trình chia sẻ, nhấn Finish để bắt đầu xuất thư mục.

Tùy vào kích thước thư mục mà thời gian đóng gói và phân phối thông tin có thể khác nhau. Khi bên nhận nhận được thư mục, người nhận được hướng dẫn để chọn một đích đến cho nó hoặc có thể từ chối thư mục.

thư mục đích

Phía nhận cũng được cảnh báo về sự xuất hiện của các mục trùng lặp và được cung cấp tùy chọn xem và giải quyết xung đột. Để đồng bộ một thư mục chia sẻ, chỉ cần kích vào tùy chọn Sync trên thực đơn ShareO. ShareO cho phép tạo các thư mục chung mà có thể được quan sát được bởi những người không cài đặt ShareO.

Add-on này cũng cho phép chặn các item riêng tư không chia sẻ ra hoặc tùy biến thông tin được chia sẻ cho người dùng khác. Chẳng hạn như khi chia sẻ lịch, ta có thể chỉ thị thời gian rảnh hay thời gian bận mà không cần đưa ra thông tin chi tiết. Add-on cung cấp thêm các tính năng như chia sẻ file và thư mục qua các thư mục chung công khai hoặc riêng tư, mã hóa bảo mật dữ liệu chia sẻ và chặn truy cập dữ liệu.

4Team cũng phát triển chương trình Sync2 cho phép đồng bộ dữ liệu giữa Outlook và Google Calendars and Contacts.

Theo: Quản Trị Mạng








Cach chia se lien lac trong Microsoft Outlook


Microsoft Outlook co tinh nang cho phep xuat ra danh sach lien lac cua ban duoi dang mot file PST de co the nhap vao cac tai khoan Outlook khac.Tat nhien la, khi luu them lien lac moi hay thuc hien mot so thay doi tren danh sach lien lac cua minh thi nhung thay doi nay se khong ngay lap tuc duoc ap dung cho danh sach lien lac duoc xuat cho mot tai khoan khac truoc do. Luc nay, ban se phai xuat ra mot file PST moi (sau khi chinh sua) sau do thuc hien nhap lai lan nua vao cac tai khoan kia.


Tuy nhien, ngoai giai phap xuat/nhap lien lac thu cong nay, nguoi dung co the su dung mot so add-on cho Outlook, giup dong bo tu dong danh sach lien lac giua nhieu tai khoan nguoi dung ma khong can Exchange Server. Bai viet se tung buoc huong dan cac ban thuc hien hai phuong phap nay de co the chia se lien lac tren MS Outlook.

ShareO do 4Team phat trien, la mot addon cho phep nguoi dung chia se va dong bo bat cu thu muc Outlook nao ma khong can su dung Exchange Server. Chuong trinh tuong thich voi moi phien ban Outlook tu nam 2000 den 2010 nhung chi tren cac PC chay Windows. 4Team cung cung cap chuong trinh goi la ShareContacts cho phep chi dong bo cac lien lac Outlook.

Xuat/nhap lien lac trong Outlook

De xuat danh sach lien lac tu Outlook 2003 va 2007, kich vao File > Import and Export. Voi Outlook 2010, nhan vao File > Open > Import. O ca ba phien ban, trong phan Select a folder to export from, tich hoac bo dau tich muc Include subfolders neu can va chon Next lan nua.

Dat ten cho file, kich vao Browse va chon mot vi tri luu file lien lac xuat ra (hoac chap nhan vi tri mac dinh cua Outlook). Tuy chon replace duplicates with items exported duoc chon mac dinh. Ban co the chon Allow duplicate items to be created hoac Do not export duplicate items de tao hay loai bo danh muc trung lap. Nhan Finish de hoan tat.

xuat file

De nhap lien lac vao tai khoan Outlook khac, dang nhap tai khoan va chon File > Import and Export (Outlook 2003 va 2007) hoac File > Open > Import (Outlook 2010). Chon Import from another program or file o phan Choose an Action to Perform va nhan Next. Kich vao Personal Folder File (.pst) hoac Outlook Data File (.pst), tuy vao phien ban Outlook sau do nhan Next.
Tren cua so File to import, kich vao Browse va tim den file PST da xuat ra o buoc truoc. Chon thu muc Contacts, tich vao Include subfolders neu can, chon Import items into the current folder va nhan Finish.

Dong bo danh sach lien lac bang add-on

Phuong phap xuat/nhap lien lac thu cong se dap ung duoc nhu cau cho nguoi dung ma chi muon truy cap cung mot danh sach lien lac tren nhieu tai khoan Outlook, nhung no se khong dap ung duoc nhu cau cua hai hay nhieu nguoi muon gan ket co so du lieu lien lac rieng biet cua ho vao mot kho du lieu chung ma khong can Exchange Server.

Add-on ShareO cho phep dong bo nhieu thu muc Contacts (va cac thu muc Outlook khac) giua mot nhom nguoi dung. Chuong trinh cung de ban chia se va dong bo email, lich bieu, tac vu va cac thu muc Outlook khac.

Sau khi tai va cai dat add-on, tuy chon ShareO se xuat hien tren thuc don chinh cua Outlook 2003 va o ribbon cua Outlook 2007 va 2010.

thuc don shareO

De xuat lien lac den mot tai khoan Outlook khac, chon thu muc Contacts (hoac bat cu thu muc nao khac ban muon chia se) va kich Share tren thuc don ShareO de mo trinh chia se. Nhan vao bieu tuong dau + va nhap ten nguoi nhan cung dia chi email.

O man hinh ke tiep, tich vao cac danh muc muon chia se roi nhan Next (luu y rang cac bo loc danh muc chia se cua ShareO khong hoat dong tren ban dung thu). Chon tuy chon chia se nang cao (advanced-sharing) de thay nhieu dieu chinh chia se hon. Sau khi da lam theo cac buoc trong trinh chia se, nhan Finish de bat dau xuat thu muc.

Tuy vao kich thuoc thu muc ma thoi gian dong goi va phan phoi thong tin co the khac nhau. Khi ben nhan nhan duoc thu muc, nguoi nhan duoc huong dan de chon mot dich den cho no hoac co the tu choi thu muc.

thu muc dich

Phia nhan cung duoc canh bao ve su xuat hien cua cac muc trung lap va duoc cung cap tuy chon xem va giai quyet xung dot. De dong bo mot thu muc chia se, chi can kich vao tuy chon Sync tren thuc don ShareO. ShareO cho phep tao cac thu muc chung ma co the duoc quan sat duoc boi nhung nguoi khong cai dat ShareO.

Add-on nay cung cho phep chan cac item rieng tu khong chia se ra hoac tuy bien thong tin duoc chia se cho nguoi dung khac. Chang han nhu khi chia se lich, ta co the chi thi thoi gian ranh hay thoi gian ban ma khong can dua ra thong tin chi tiet. Add-on cung cap them cac tinh nang nhu chia se file va thu muc qua cac thu muc chung cong khai hoac rieng tu, ma hoa bao mat du lieu chia se va chan truy cap du lieu.

4Team cung phat trien chuong trinh Sync2 cho phep dong bo du lieu giua Outlook va Google Calendars and Contacts.

Theo: Quan Tri Mang

Cách chia sẻ liên lạc trong Microsoft Outlook

Microsoft Outlook có tính năng cho phép xuất ra danh sách liên lạc của bạn dưới dạng một file PST để có thể nhập vào các tài khoản Outlook khác.Tất nhiên là, khi lưu thêm liên lạc mới hay thực hiện một số thay đổi trên danh sách liên lạc của mình thì những thay đổi này sẽ không ngay lập tức được áp dụng cho danh sách liên lạc được xuất cho một tài khoản khác trước đó. Lúc này, bạn sẽ phải xuất ra một file PST mới (sau khi chỉnh sửa) sau đó thực hiện nhập lại lần nữa vào các tài khoản kia.
Giới thiệu cho bạn bè
  • gplus
  • pinterest

Bình luận

Đăng bình luận

Đánh giá