Cách sử dụng Track Changes để cùng soạn tài liệu trong MS Word

Tính năng Track Changes cho phép bạn và đồng nghiệp cùng chỉnh sửa một tài liệu trên Microsoft Word. Mọi thay đổi về nội dung của mỗi người sẽ được ghi nhận và tất cả đều theo dõi dễ dàng.


Bài viết này chúng tôi dùng Microsoft Word 2007, cách thực hiện cũng tương tự cho Microsoft Word 2003, 2010.

Kích hoạt Track Changes

Trong Microsoft Word, bạn vào thẻ Review, chọn Track Changes. Lúc này mọi thay đổi như thêm, xóa, sửa nội dung tài liệu đều được Microsoft Word ghi nhận và hiển thị ngay trên tài liệu. Track Changes cho phép bạn thay đổi màu sắc, cách thức hiển thị các thông tin đã chỉnh sửa. Mặc định, Track Changes sẽ hiển thị một gạch thẳng đứng bên trái nếu dòng có thay đổi; màu đỏ và gạch dưới khi chèn thêm văn bản, gạch ngang khi xóa văn bản.

Cách sử dụng Track Changes để cùng soạn tài liệu trong MS Word

Xem và ẩn Track Changes

Track Changes luôn hiển thị các ghi nhận “đầy màu sắc” trên văn bản, vì vậy nếu cảm thấy hoa mắt bạn có thể ẩn những hiển thị “rườm rà” này. Bạn vào thẻ Review, ngay bên dưới thẻ Review là ô hiển thị “Final Showing Markup”, nhấn chọn “Final”. Lúc này các ghi nhận của Track Changes sẽ ẩn đi. Để xem tài liệu gốc, trước khi chỉnh sửa, thay đổi bạn chọn Original.

Cách sử dụng Track Changes để cùng soạn tài liệu trong MS Word

Thay đổi định dạng, màu sắc Track Changes

Vào thẻ Review, chọn Track Changes, Change Tracking Options. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, định dạng các thay đổi như thêm, xóa, sửa, di chuyển văn bản.

Cách sử dụng Track Changes để cùng soạn tài liệu trong MS Word

Hoàn tất các thay đổi trên toàn bộ văn bản

Trước khi gửi văn bản đi, bạn nên hoàn tất các thay đổi mà bạn đã thực hiện. Nhấn vào thẻ Review, chọn Accept. Bạn chọn Accept and Move to Next để hoàn tất từng chỉnh sửa hay Accept All Changes in Document hoàn tất tất cả các thay đổi trên tài liệu. Nếu muốn quay lại các thay đổi trước đó, bạn nhấn chọn nút Reject có dấu x màu đỏ bên cạnh nút Accept, chọn Reject and Move to Next hay Reject All Changes in Document.

Cách sử dụng Track Changes để cùng soạn tài liệu trong MS Word

Xem các ghi nhận thay đổi

Vào thẻ Review, chọn Reviewing Pane. Lúc này, mặc định bên trái tài liệu sẽ xuất hiện cửa sổ Reviewing Pane. Tại đây bạn có thể xem tổng số các thay đổi, chi tiết từng thay đổi. Bạn có thể tùy chỉnh cửa sổ Reviewing Pane hiển thị bên trái hay phía dưới tài liệu. Nhấn nút sổ xuống bên phải Reviewing Pane, chọn Reviewing Pane Veritcal hay Reviewing Pane Horizontal.

Cách sử dụng Track Changes để cùng soạn tài liệu trong MS Word

Mỗi thay đổi, Track Changes sẽ ghi nhận tên người thay đổi ngay bên cạnh. Nếu tên này không đúng hay chưa rõ ràng, bạn có thể thay đổi bằng cách chọn Track Changes, chọn Change User Name.

Cách sử dụng Track Changes để cùng soạn tài liệu trong MS Word

Cửa sổ Word Option xuất hiện, bạn chọn mục Popular, và thay đổi thông tin tại ô User name.

Cách sử dụng Track Changes để cùng soạn tài liệu trong MS Word

Cảnh báo tránh lưu các ghi nhận Track Changes trên tài liệu

Đôi lần vì quên thực hiện việc hoàn tất các thay đổi mà tài liệu bạn gửi đến đối tác, khách hàng kèm theo cả các ghi nhận thay đổi. Để tránh quên thực hiện việc hoàn tất các ghi nhận thay đổi Track Changes trên tài liệu, bạn vào Track Changes, Change User Name, cửa sổ Word Option xuất hiện, bạn chọn mục Trust Center, Trust Center Settings, chọn mục Privacy Options, nhấn chọn ô Warn before printing, saving or sending a file that contains tracked changes or comments. Từ giờ, khi bạn in hay lưu tài liệu vẫn còn ghi nhận Track Changes, Microsoft Word sẽ cảnh báo bạn.

Cách sử dụng Track Changes để cùng soạn tài liệu trong MS Word

Tùy chọn hiển thị ghi nhận thay đổi của từng nhân viên

Khi có nhiều nhân viên (trên các máy tính khác nhau) cùng tham gia chỉnh sửa tài liệu thì tương ứng mỗi nhân viên, tài liệu sẽ hiển thị màu sắc các ghi nhận thay đổi khác nhau. Microsoft Word cho phép bạn tùy chọn hiển thị các ghi nhận thay đổi của từng nhân viên, vào thẻ Review, Show Markup, Reviewers, chọn nhân viên.

Cách sử dụng Track Changes để cùng soạn tài liệu trong MS Word

Kích hoạt tự động Track Changes

Track Changes không kích hoạt mặc định, tuy nhiên, bạn có thể thiết lập tính năng này tự động kích hoạt. Bên cạnh đó, Microsoft Word còn cho phép bạn khóa Track Change, không cho người khác vô hiệu hóa tính năng này. Vào thẻ Review, chọn Restrict Formatting and Editing.

Cách sử dụng Track Changes để cùng soạn tài liệu trong MS Word

Tại mục số 2 Editing restrictions, chọn Allow only this type of editing in the document, từ trình đơn thả xuống, chọn Tracked changes, sau đó tại mục số 3 Start enforcement nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection

Cách sử dụng Track Changes để cùng soạn tài liệu trong MS Word

Theo Vnexpress.vn








Cach su dung Track Changes de cung soan tai lieu trong MS Word


Tinh nang Track Changes cho phep ban va dong nghiep cung chinh sua mot tai lieu tren Microsoft Word. Moi thay doi ve noi dung cua moi nguoi se duoc ghi nhan va tat ca deu theo doi de dang.


Bai viet nay chung toi dung Microsoft Word 2007, cach thuc hien cung tuong tu cho Microsoft Word 2003, 2010.

Kich hoat Track Changes

Trong Microsoft Word, ban vao the Review, chon Track Changes. Luc nay moi thay doi nhu them, xoa, sua noi dung tai lieu deu duoc Microsoft Word ghi nhan va hien thi ngay tren tai lieu. Track Changes cho phep ban thay doi mau sac, cach thuc hien thi cac thong tin da chinh sua. Mac dinh, Track Changes se hien thi mot gach thang dung ben trai neu dong co thay doi; mau do va gach duoi khi chen them van ban, gach ngang khi xoa van ban.

Cach su dung Track Changes de cung soan tai lieu trong MS Word

Xem va an Track Changes

Track Changes luon hien thi cac ghi nhan “day mau sac” tren van ban, vi vay neu cam thay hoa mat ban co the an nhung hien thi “ruom ra” nay. Ban vao the Review, ngay ben duoi the Review la o hien thi “Final Showing Markup”, nhan chon “Final”. Luc nay cac ghi nhan cua Track Changes se an di. De xem tai lieu goc, truoc khi chinh sua, thay doi ban chon Original.

Cach su dung Track Changes de cung soan tai lieu trong MS Word

Thay doi dinh dang, mau sac Track Changes

Vao the Review, chon Track Changes, Change Tracking Options. Tai day, ban co the tuy chinh mau sac, dinh dang cac thay doi nhu them, xoa, sua, di chuyen van ban.

Cach su dung Track Changes de cung soan tai lieu trong MS Word

Hoan tat cac thay doi tren toan bo van ban

Truoc khi gui van ban di, ban nen hoan tat cac thay doi ma ban da thuc hien. Nhan vao the Review, chon Accept. Ban chon Accept and Move to Next de hoan tat tung chinh sua hay Accept All Changes in Document hoan tat tat ca cac thay doi tren tai lieu. Neu muon quay lai cac thay doi truoc do, ban nhan chon nut Reject co dau x mau do ben canh nut Accept, chon Reject and Move to Next hay Reject All Changes in Document.

Cach su dung Track Changes de cung soan tai lieu trong MS Word

Xem cac ghi nhan thay doi

Vao the Review, chon Reviewing Pane. Luc nay, mac dinh ben trai tai lieu se xuat hien cua so Reviewing Pane. Tai day ban co the xem tong so cac thay doi, chi tiet tung thay doi. Ban co the tuy chinh cua so Reviewing Pane hien thi ben trai hay phia duoi tai lieu. Nhan nut so xuong ben phai Reviewing Pane, chon Reviewing Pane Veritcal hay Reviewing Pane Horizontal.

Cach su dung Track Changes de cung soan tai lieu trong MS Word

Moi thay doi, Track Changes se ghi nhan ten nguoi thay doi ngay ben canh. Neu ten nay khong dung hay chua ro rang, ban co the thay doi bang cach chon Track Changes, chon Change User Name.

Cach su dung Track Changes de cung soan tai lieu trong MS Word

Cua so Word Option xuat hien, ban chon muc Popular, va thay doi thong tin tai o User name.

Cach su dung Track Changes de cung soan tai lieu trong MS Word

Canh bao tranh luu cac ghi nhan Track Changes tren tai lieu

Doi lan vi quen thuc hien viec hoan tat cac thay doi ma tai lieu ban gui den doi tac, khach hang kem theo ca cac ghi nhan thay doi. De tranh quen thuc hien viec hoan tat cac ghi nhan thay doi Track Changes tren tai lieu, ban vao Track Changes, Change User Name, cua so Word Option xuat hien, ban chon muc Trust Center, Trust Center Settings, chon muc Privacy Options, nhan chon o Warn before printing, saving or sending a file that contains tracked changes or comments. Tu gio, khi ban in hay luu tai lieu van con ghi nhan Track Changes, Microsoft Word se canh bao ban.

Cach su dung Track Changes de cung soan tai lieu trong MS Word

Tuy chon hien thi ghi nhan thay doi cua tung nhan vien

Khi co nhieu nhan vien (tren cac may tinh khac nhau) cung tham gia chinh sua tai lieu thi tuong ung moi nhan vien, tai lieu se hien thi mau sac cac ghi nhan thay doi khac nhau. Microsoft Word cho phep ban tuy chon hien thi cac ghi nhan thay doi cua tung nhan vien, vao the Review, Show Markup, Reviewers, chon nhan vien.

Cach su dung Track Changes de cung soan tai lieu trong MS Word

Kich hoat tu dong Track Changes

Track Changes khong kich hoat mac dinh, tuy nhien, ban co the thiet lap tinh nang nay tu dong kich hoat. Ben canh do, Microsoft Word con cho phep ban khoa Track Change, khong cho nguoi khac vo hieu hoa tinh nang nay. Vao the Review, chon Restrict Formatting and Editing.

Cach su dung Track Changes de cung soan tai lieu trong MS Word

Tai muc so 2 Editing restrictions, chon Allow only this type of editing in the document, tu trinh don tha xuong, chon Tracked changes, sau do tai muc so 3 Start enforcement nhan nut Yes, Start Enforcing Protection

Cach su dung Track Changes de cung soan tai lieu trong MS Word

Theo Vnexpress.vn

Cách sử dụng Track Changes để cùng soạn tài liệu trong MS Word

Tính năng Track Changes cho phép bạn và đồng nghiệp cùng chỉnh sửa một tài liệu trên Microsoft Word. Mọi thay đổi về nội dung của mỗi người sẽ được ghi nhận và tất cả đều theo dõi dễ dàng.
Giới thiệu cho bạn bè
  • gplus
  • pinterest

Bình luận

Đăng bình luận

Đánh giá