Cách xem nhanh tệp tin đính kèm trong Outlook

Thư điện tử (email) thường gắn liền với tệp đính kèm và đôi khi, việc tải về một tệp đính kèm có thể tốn nhiều thời gian.


Nếu bạn đang sử dụng một ứng dụng mail như MS Outlook thì bạn có thể tránh được công việc này. Nhưng dù thế nào, bạn vẫn sẽ cần mở tệp đính kèm và mất thời gian khởi chạy ứng dụng hay công cụ hỗ trợ.

Outlook còn có một tính năng phụ cho phép người dùng “xem trước” tệp tin đính kèm. Bài viết sẽ hướng dẫn người dùng cách kích hoạt và sử dụng tính năng phụ này.

Bước đầu tiên và rất quan trọng là hãy bật khung Reading nếu chưa xuất hiện trên Outlook. Khung này sẽ chứa đường dẫn xem trước tệp tin đính kèm về sau.

xem trước file

Vào View -> Reading Pane và chọn vị trí đặt khung. Có ba lựa chọn: Phía bên phải (Right), phía dưới (Bottom) và tắt khung (Off). Tất nhiên ta sẽ không chọn tắt khung.

Khung Reading

Tiếp theo, hãy bật tính năng xem trước tệp tin đính kèm. Tuy vậy, thường thì tính năng đã được bật mặc định. Muốn kiểm tra, vào Tools -> Trust Center. Ở hộp thoại Trust Center, kích vào Attachment handling.

Trust Center

Bỏ đánh dấu Turn off Attachment Preview. Nếu không muốn xem trước một loại tệp chỉ định nào đó, kích vào Attachment and Document Previewers và bỏ đánh dấu những loại tệp không cần đến.

Email Preview

Khi kích vào một thư điện tử có tệp đính kèm, người dùng sẽ thấy tệp đó ở đầu email, trong khung Reading. Kích vào tên tệp xem trước. Kích vào Message để quay lại tin nhắn mail.

Excel

Khi thực hiện việc này lần đầu, một bản tin cảnh báo sẽ xuất hiện. Kích vào Preview file để xem nội dung tệp tin tại đây. Người dùng có thể bỏ đánh dấu hộp Always warn before previewing this type of file để tránh bản tin cảnh báo này xuất hiện trong tương lai.

Cách xem nhanh tệp tin đính kèm trong Outlook

Đây là ví dụ về một tệp tin excel được xem trước.

xem trước file

Lưu ý: Để xem file Office, người dùng phải có các công cụ Office được cài trên máy. Ví dụ như, nếu tệp tin đính kèm là một file Word thì người dùng sẽ phải cài MS Word. Điều này đồng nghĩa với việc phải có một tiện ích bổ sung (add-in) xem trước được tích hợp vào Outlook để xem loại tệp đó. Nếu không có công cụ hỗ trợ, một thông báo lỗi sẽ xuất hiện.

PDF

Ở hình trên, người dùng chỉ cần cài Adobe Reader làm phần mềm đọc PDF mặc định để Outlook tự cấu hình cho phép xem trước các file PDF đính kèm.

Nếu không có công cụ hay phần mềm hỗ trợ đọc tệp tin đính kèm, hãy tìm kiếm trên Internet công cụ tương thích với tệp tin vài cài đặt vào máy tính. Chương trình Outlook sẽ tự động bổ sung tiện ích để đọc được tệp đó.

Đây là tất cả những bước phải làm để xem trước nội dung tệp tin đính kèm mà không phải tải về máy hay mất thời gian khởi chạy ứng dụng tương thích. Chúc các bạn thành công!

Theo Quản Trị Mạng








Cach xem nhanh tep tin dinh kem trong Outlook


Thu dien tu (email) thuong gan lien voi tep dinh kem va doi khi, viec tai ve mot tep dinh kem co the ton nhieu thoi gian.


Neu ban dang su dung mot ung dung mail nhu MS Outlook thi ban co the tranh duoc cong viec nay. Nhung du the nao, ban van se can mo tep dinh kem va mat thoi gian khoi chay ung dung hay cong cu ho tro.

Outlook con co mot tinh nang phu cho phep nguoi dung “xem truoc” tep tin dinh kem. Bai viet se huong dan nguoi dung cach kich hoat va su dung tinh nang phu nay.

Buoc dau tien va rat quan trong la hay bat khung Reading neu chua xuat hien tren Outlook. Khung nay se chua duong dan xem truoc tep tin dinh kem ve sau.

xem truoc file

Vao View -> Reading Pane va chon vi tri dat khung. Co ba lua chon: Phia ben phai (Right), phia duoi (Bottom) va tat khung (Off). Tat nhien ta se khong chon tat khung.

Khung Reading

Tiep theo, hay bat tinh nang xem truoc tep tin dinh kem. Tuy vay, thuong thi tinh nang da duoc bat mac dinh. Muon kiem tra, vao Tools -> Trust Center. O hop thoai Trust Center, kich vao Attachment handling.

Trust Center

Bo danh dau Turn off Attachment Preview. Neu khong muon xem truoc mot loai tep chi dinh nao do, kich vao Attachment and Document Previewers va bo danh dau nhung loai tep khong can den.

Email Preview

Khi kich vao mot thu dien tu co tep dinh kem, nguoi dung se thay tep do o dau email, trong khung Reading. Kich vao ten tep xem truoc. Kich vao Message de quay lai tin nhan mail.

Excel

Khi thuc hien viec nay lan dau, mot ban tin canh bao se xuat hien. Kich vao Preview file de xem noi dung tep tin tai day. Nguoi dung co the bo danh dau hop Always warn before previewing this type of file de tranh ban tin canh bao nay xuat hien trong tuong lai.

Cach xem nhanh tep tin dinh kem trong Outlook

Day la vi du ve mot tep tin excel duoc xem truoc.

xem truoc file

Luu y: De xem file Office, nguoi dung phai co cac cong cu Office duoc cai tren may. Vi du nhu, neu tep tin dinh kem la mot file Word thi nguoi dung se phai cai MS Word. Dieu nay dong nghia voi viec phai co mot tien ich bo sung (add-in) xem truoc duoc tich hop vao Outlook de xem loai tep do. Neu khong co cong cu ho tro, mot thong bao loi se xuat hien.

PDF

O hinh tren, nguoi dung chi can cai Adobe Reader lam phan mem doc PDF mac dinh de Outlook tu cau hinh cho phep xem truoc cac file PDF dinh kem.

Neu khong co cong cu hay phan mem ho tro doc tep tin dinh kem, hay tim kiem tren Internet cong cu tuong thich voi tep tin vai cai dat vao may tinh. Chuong trinh Outlook se tu dong bo sung tien ich de doc duoc tep do.

Day la tat ca nhung buoc phai lam de xem truoc noi dung tep tin dinh kem ma khong phai tai ve may hay mat thoi gian khoi chay ung dung tuong thich. Chuc cac ban thanh cong!

Theo Quan Tri Mang

Cách xem nhanh tệp tin đính kèm trong Outlook

Thư điện tử (email) thường gắn liền với tệp đính kèm và đôi khi, việc tải về một tệp đính kèm có thể tốn nhiều thời gian.
Giới thiệu cho bạn bè
  • gplus
  • pinterest

Bình luận

Đăng bình luận

Đánh giá