Chúng ta đều biết rằng, trên một khía cạnh nào đó, thì việc điều hành dự án đã có từ hàng nghìn năm nay, khi loài người mới xuất hiện. Vậy mà tại sao chỉ mới vài chục năm gần đây, công việc này mới trở thành một ngành nghề riêng với tên gọi Điều hành dự án. Có lẽ, vấn đề nằm ở chỗ, chỉ đến cuối thế kỷ trước, thì kinh doanh trở mới trở nên phức tạp và khó đoán trước, thậm chí kế hoạch năm năm cũng đã được coi là quá dài. Ban lãnh đạo công ty, đặc biệt nếu đó là công ty có cơ cấu phức tạp và phân nhánh, thì hàng ngày phải quyết định rất nhiều vấn đề không đơn giản chút nào.


Ví dụ, bạn làm việc trong một tập đoàn hoạt động trên nhiều lĩnh vực và theo chu kỳ phát triển, đã đến lúc tập đoàn phải mở ra một hướng kinh doanh mới. Trong một cuộc họp, hội đồng quản trị thông qua quyết định tham gia vào lĩnh vực kinh doanh nhà hàng ăn. Ban lãnh đạo đặt ra mục tiêu: nhà hàng ăn đầu tiên đi vào hoạt động muộn nhất là sau sáu tháng. Có nghĩa, đến thời hạn này, không chỉ mới thuê được địa điểm, mà nhà hàng ăn còn phải mở cửa để phục vụ khách hàng.

Để thực hiện nhiệm vụ này, bạn phải giải quyết các vấn đề sau: tìm và mua (hoặc thuê) địa điểm thích hợp, điều này không hề đơn giản chút nào ở các thành phố lớn; tuyển nhân sự, mà những đòi hỏi về việc này luôn trái ngược nhau. Nếu bạn tuyển dụng những người đã có kinh nghiệm trong ngành ăn uống, thì họ lại bảo thủ, khó thích nghi với văn hóa của công ty mới, còn nếu bạn nhận vào làm việc những nhân viên mới ra trường ngày hôm qua, thì họ có tay nghề kém, cần phải đào tạo nhiều và sau đó lại còn phải tìm cách giữ chân để họ khỏi chạy sang làm việc cho đối thủ cạnh tranh; tổ chức việc mua hàng; giải quyết vấn đề về vận tải; thỏa thuận với các cấp chính quyền; và một loạt các vấn đề khác.

Làm thế nào để giải quyết tất cả các vấn đề này? Phần nhiều theo cảm tính, đôi lúc dựa vào kinh nghiệm và kiến thức của người lãnh đạo. Nếu may mắn, thì mục đích đặt ra cuối cùng sẽ đạt được. Tuy nhiên, kinh doanh không phải chơi sổ xố. Và khi đầu tư tiền vào dự án, những nhà đầu tư bao giờ cũng đòi hỏi một sự bảo đảm. Vậy phải làm thế nào bây giờ? Đặc biệt trong thế giới thay đổi liên tục và mọi việc trở nên khó đoán trước.

Nhân viên điều hành dự án đem lại điều gì

Trong thời đại ngày nay, một trong những cách tân tiến nhất để tiến hành kinh doanh là lên dự án và tìm người điều hành dự án này. Vậy dự án là gì? Đó là tiến trình đạt được một mục tiêu không đơn giản trong khoảng thời gian có hạn. Điều này có nghĩa, không tồn tại hai dự án hoàn toàn giống hệt nhau, cũng giống như không thể có hai chiến dịch quảng cáo hoặc hai quán ăn giống hệt nhau. Ngoài ra, việc ngay cả việc lên dự án cũng đã bị giới hạn về thời gian và tiền bạc.

Một trong những điều kiện tiên quyết trong công việc của nhân viên điều hành dự án là: bất cứ một dự án nào, không phụ thuộc vào khối lượng công việc, bao giờ cũng do một người duy nhất điều hành. Anh ta vừa và hoàng đế vừa là chúa trời đối với dự án, là người duy nhất chịu trách nhiệm trước bên thuê về thành công của việc thực hiện dự án. Tức là nhân viên điều hành có quyền lực tuyệt đối trong suốt quá trình thực hiện dự án.

Kinh doanh bằng cách lên và thực hiện dự án có lợi gì? Thứ nhất, kết quả công việc có thể dự đoán được, vì khi lên dự án mục đích được xác định rõ ràng và kế hoạch thực hiện được chia thành từng giai đoạn theo thời gian. Ở bất cứ giai đoạn nào, nếu thấy cần thiết, thì có thể sửa đổi lại kế hoạch cho phù hợp.

Những mạo hiểm có thể đem lại rủi ro cho dự án đều được tiên liệu trước và có kế hoạch cũng như phương pháp ngăn chặn. Thứ hai, hoạt động của công ty trở nên công khai và có thể kiểm tra, điều khiển được, do mọi người đều biết rõ dự án đang nằm ở giai đoạn nào; đã đạt được những kết quả nào; đã tiêu tốn hết bao nhiêu vốn đầu tư và còn cần bao nhiêu nữa để đảm bảo tiến độ thực hiện như hiện nay.

Thứ ba, nâng cao hiệu quả làm việc của tất cả mọi người, vì thành công của một người ảnh hưởng trực tiếp công việc của những người khác, nên mọi người đều rõi mắt vào công việc của một người và ngược lại. Trong suốt thế kỷ XX, các phương pháp khoa học-thực tiễn được áp dụng để điều hành dự án đã được đúc kết lại. Và đến những năm 80 của thế kỷ trước, nền tảng của chuyên ngành này đã được hình thành. Các nhà nghiên cứu chỉ ra rằng tất cả các dự án – không phụ thuộc vào việc chúng thuộc lĩnh vực nào – đều có rất nhiều điểm chung. Ví dụ, trong bất cứ dự án nào cũng phải điều khiển: quá trình đạt mục đích của dự án; thời gian thực hiện dự án, bởi vì để đảm bảo thành công thì phải theo sát thời gian biểu của kế hoạch; giá thành, có nghĩa, đối với bất cứ dự án nào đều phải lên kế hoạch tài chính với những dự tính về số tiền chi và thu; chất lượng, bởi vì người tiêu dùng chỉ mua những sản phẩm/dịch vụ thỏa mãn những nhu cầu của họ; nhân sự, bởi vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực thi hiệu quả những mệnh lệnh của người điều hành dự án; mạo hiểm, bởi vì việc tiên liệu trước tất cả những nguy hiểm trong quá trình thực hiện dự án là rất quan trọng; quá trình liên lạc, bởi vì trong thời đại của chúng ta, trong bất cứ dự án nào cũng có rất nhiều người tham gia, những người này hoàn toàn có thể sống ở những vị trí địa l‎ý cách xa nhau.

Thêm nữa, việc đảm bảo cho các loại giấy tờ, tài liệu liên quan đến dự án được thông suốt là rất quan trọng; các hợp đồng, ví dụ khi k‎ý hợp đồng với những nhà cung cấp nguyên vật liệu phải đảm bảo các điều kiện có lợi cho cả hai bên; những sự thay đổi, bởi vì hiếm có dự án nào từ khi thực hiện đến khi kết thúc thành công lại không có bất cứ thay đổi nào trong kế hoạch. Nguyên nhân có thể là do điều kiện bên ngoài thay đổi, có thể do mục đích của dự án có sửa đổi, hoặc các nguồn nhân lực về người, tiền đầu tư… thay đổi. Ngày nay, các kinh nghiệm và kiến thức điều hành dự án có thể thu thập từ những tài liệu nước ngoài, một số trong số chúng đã được chuẩn hóa.

Tài liệu phổ cập nhất là “Project Management Body of Knowledge – PMBoK” (Tổng hợp kiến thức về điều hành dự án) – do nhà xuất bản Viện điều hành dự án Mỹ (PMI) phát hành năm 1987, “Competence Baseline – ICB” (Ranh giới của khả năng) – do Hội liên hiệp quốc tế về điều hành dự án phát hành (IPMA). Đây là những cuốn sách gối đầu giường của bất cứ một nhân viên điều hành dự án nào.

Bất cứ một dự án nào trong quá trình thực hiện cũng được chia thành 4 giai đoạn:

1-Giai đoạn thứ nhất: người khởi xướng cần phải chứng minh với các ông chủ đầu tư về tính hấp dẫn của dự án, chuẩn bị và trình bày
ý tưởng, những khái niệm ban đầu, sau đó đến kế hoạch kinh doanh.

Trong điều lệ của dự án quy định rõ ràng tất cả những điểm thỏa thuận quan trọng sau:
lập luận ý tưởng khởi đầu của dự án;
mục đích chính và kèm theo của dự án cùng với các tiêu chí đánh giá sự thành công cũng như thất bại của dự án;
liệt kê những bên liên quan và quyền lợi của họ;
những điểm hạn chế chính của dự án.

Dự án chính thức đưa ra sau khi các bên liên quan ký. Lúc này có thể tìm và ký hợp đồng với người điều hành dự án.

2. Giai đoạn thứ hai: Sau khi dự án được hoàn tất, giai đoạn thực hiện bắt đầu khi nhóm lãnh đạo dự án tập trung sức để đưa ra kế hoạch thực hiện dự án. Quá trình đưa ra kế hoạch bao gồm:

dự thảo sứ mệnh của dự án, công bố với các bên tham gia dự án trong trường hợp dự án được thực hiện thành công họ nhận được những gì;
tất cả các công việc của dự án được soạn thảo dưới dạng phân chia thành từng phần nhỏ, điều này cho phép một dự án phức tạp nhất trở nên dễ hiểu đối với tất cả mọi người;
lên kế hoạch về thời gian, dựa trên cơ sở những nguồn lực sử dụng (tài chính, nhân lực, thiết bị…), sự phối hợp các hoạt động khác nhau trong dự án (công việc này chỉ bắt đầu được sau khi một công việc khác đã kết thúc) để đưa ra một kế hoạch về thời gian tối ưu nhất;
kế hoạch về thời gian được thể hiện dưới dạng biểu đồ Gantt, một công cụ phổ cập nhất để trình bày dự án;
lên biểu đồ sử dụng các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án;
lên kế hoạch tài chính theo tháng (đôi khi là theo tuần), sơ đồ thu-chi theo từng công đoạn thực hiện;
đưa ra cơ cấu tổ chức dự án, hình thành nhóm lãnh đạo dự án bao gồm cả những chuyên gia, các bộ phận và đôi khi là cả các tổ chức ở bên ngoài;
lên kế hoạch khống chế các rủi ro, bao gồm việc liệt kê, những đánh giá cả về độ nguy hiểm và số lượng những rủi ro có thể xảy ra, và kế hoạch hành động nhằm ngăn chặn nếu rủi ro xuất hiện.
trong những dự án lớn còn bao gồm việc mô tả chiến lược của dự án (những nguyên tắc cơ bản) về chất lượng, về quản trị nhân sự, về quan hệ với những nhà cung cấp và những tham số quan trọng khác;
lên cơ cấu liên lạc của dự án và các thủ tục cần thực hiện nếu dự án có thay đổi nào đó;
và nhiều việc khác.

Cuối cùng, kế hoạch thực hiện dự án phải được các bên thuê thực hiện dự án phê duyệt. Kế hoạch đã duyệt trở thành kim chỉ nam cho mọi hành động của nhóm thực hiện dự án trong suốt cả quá trình thực hiện dự án.

3. Giai đoạn thứ ba: là giai đoạn thực hiện kế hoạch đưa ra ở giai đoạn hai. Đây là giai đoạn ngốn nhiều chi phí về nguồn lực nhất, bởi vì đây chính là thời gian tiến hành những công việc chính của dự án. Trong từng thời kỳ, phải liên tục kiểm tra tiến trình công việc, theo rõi những thay đổi bên trong cũng như môi trường bên ngoài của dự án, và đưa ra những quyết định kịp thời (chính sửa dự án) để đáp ứng với những thay đổi trên. Trong quá trình này cần phải luôn nhớ hai nguyên tắc cơ bản sau: tất cả các hoạt động trong khuôn khổ dự án cần phải hướng tới việc thực hiện mục đích của dự án, và mục đích là bất biến chỉ có thể điều khiển những phần khác của dự án.

4. Những công việc chính của giai đoạn bốn – giai đoạn kết thúc. Giải quyết tất cả những cái “đuôi” của dự án:
kết thúc các hợp đồng;
giải quyết các mâu thuẫn;
bố trí công việc cho những nhân viên đã được động viên trong thời gian thực hiện dự án;
và cuối cùng một công việc hay bị lãng quên nhất – đưa ra tổng kết quá trình lên và thực hiện dự án, các đánh giá tích cực và tiêu cực, sau đó xếp bản tổng kết vào “kho báu kinh nghiệm” của công ty. Những kinh nghiệm này hoàn toàn có thể hữu ích cho những lần thực hiện dự án tiếp theo.

Những công ty làm việc trên nguyên tắc dự án, thông thường có các cơ cấu tổ chức đặc biệt như sau:

1. Cơ cấu tổ chức phân chia chức năng truyền thống. Trong tổ chức này, mỗi bộ phận đảm trách một nhiệm vụ xác định, ví dụ, bộ phận mua hàng, bộ phận vận tải… Mỗi một bộ phận đều có người lãnh đạo riêng, làm việc trên nguyên tắc một người chỉ huy duy nhất. Cơ cấu tổ chức này rất thích hợp với những công việc kinh doanh trong điều kiện ổn định, nhưng trở nên kém hiệu quả nếu trong bộ máy tổ chức tồn tại tệ nạn quan liêu, các quyết định được đưa ra một cách chậm chạp.

2. Cơ cấu tổ chức dự án. Khi phần lớn nhân viên trong công ty đang làm việc cho một dự án nào đó (mà đôi khi là vài dự án một lúc) và chịu sự lãnh đạo của người điều hành dự án. Với cách tổ chức này, một bộ phận chức năng, ví dụ như kế toán, có thể làm việc cho vài dự án đồng thời.

3. Cơ cấu tổ chức ma trận. Các nhân viên làm việc đồng thời ở các bộ phận chức năng và cho các dự án. Trong trường hợp này, nhân viên chịu sự lãnh đạo của hai người – nhân viên điều hành dự án và của người lãnh đạo bộ phận chức năng mà anh ta trong biên chế. Và mâu thuẫn có thể sẽ nảy sinh từ đây. Trên thực tế, thì trong phần lớn các tổ chức đều chứa đựng không ở dạng này thì dạng khác cơ cấu tổ chức ma trận này. Ngoài ra, trong một công ty có thể tìm thấy những thành phần với cơ cấu tổ chức khác nhau.

Phương pháp dự án còn có thể sử dụng ở đâu?

Công việc của bất cứ một công ty nào cũng đều có hai dạng. Dạng thứ nhất là những việc ổn định (tuần tự lặp lại). Quay lại với ví dụ nhà hàng ăn ở đầu bài, thì đó là:
kế hoạch tài chính hàng ngày và thực hiện chính xác kế hoạch này;
kế hoạch phân bố nhân sự;
kế hoạch đào tạo nhân sự;
làm việc với những nhà cung cấp thực phẩm thường xuyên…

Mặt khác, dạng thứ hai là các công việc không ổn định. Ví dụ:
thực hiện các chiến dịch quảng cáo;
đưa ra các quy trình để giảm thiểu sự ăn cắp, bớt xén;
tổ chức việc đặt chỗ tại nhà hàng trên mạng;….

Và thậm chí đối với những công việc ổn định ví dụ như giám sát quá trình nấu ăn theo đúng công thức, nâng cao việc phục vụ khách hàng, cũng đều có thể được thực hiện hiệu quả hơn nếu nhìn nhận trên góc độ của một nhân viên điều hành dự án: đặt ra và đạt được mục đích xác định trong khoảng thời gian xác định với một nguồn lực có hạn.








Cach kinh doanh voi cong cu tan tien nhat


Chung ta deu biet rang, tren mot khia canh nao do, thi viec dieu hanh du an da co tu hang nghin nam nay, khi loai nguoi moi xuat hien. Vay ma tai sao chi moi vai chuc nam gan day, cong viec nay moi tro thanh mot nganh nghe rieng voi ten goi Dieu hanh du an. Co le, van de nam o cho, chi den cuoi the ky truoc, thi kinh doanh tro moi tro nen phuc tap va kho doan truoc, tham chi ke hoach nam nam cung da duoc coi la qua dai. Ban lanh dao cong ty, dac biet neu do la cong ty co co cau phuc tap va phan nhanh, thi hang ngay phai quyet dinh rat nhieu van de khong don gian chut nao.


Vi du, ban lam viec trong mot tap doan hoat dong tren nhieu linh vuc va theo chu ky phat trien, da den luc tap doan phai mo ra mot huong kinh doanh moi. Trong mot cuoc hop, hoi dong quan tri thong qua quyet dinh tham gia vao linh vuc kinh doanh nha hang an. Ban lanh dao dat ra muc tieu: nha hang an dau tien di vao hoat dong muon nhat la sau sau thang. Co nghia, den thoi han nay, khong chi moi thue duoc dia diem, ma nha hang an con phai mo cua de phuc vu khach hang.

De thuc hien nhiem vu nay, ban phai giai quyet cac van de sau: tim va mua (hoac thue) dia diem thich hop, dieu nay khong he don gian chut nao o cac thanh pho lon; tuyen nhan su, ma nhung doi hoi ve viec nay luon trai nguoc nhau. Neu ban tuyen dung nhung nguoi da co kinh nghiem trong nganh an uong, thi ho lai bao thu, kho thich nghi voi van hoa cua cong ty moi, con neu ban nhan vao lam viec nhung nhan vien moi ra truong ngay hom qua, thi ho co tay nghe kem, can phai dao tao nhieu va sau do lai con phai tim cach giu chan de ho khoi chay sang lam viec cho doi thu canh tranh; to chuc viec mua hang; giai quyet van de ve van tai; thoa thuan voi cac cap chinh quyen; va mot loat cac van de khac.

Lam the nao de giai quyet tat ca cac van de nay? Phan nhieu theo cam tinh, doi luc dua vao kinh nghiem va kien thuc cua nguoi lanh dao. Neu may man, thi muc dich dat ra cuoi cung se dat duoc. Tuy nhien, kinh doanh khong phai choi so xo. Va khi dau tu tien vao du an, nhung nha dau tu bao gio cung doi hoi mot su bao dam. Vay phai lam the nao bay gio? Dac biet trong the gioi thay doi lien tuc va moi viec tro nen kho doan truoc.

Nhan vien dieu hanh du an dem lai dieu gi

Trong thoi dai ngay nay, mot trong nhung cach tan tien nhat de tien hanh kinh doanh la len du an va tim nguoi dieu hanh du an nay. Vay du an la gi? Do la tien trinh dat duoc mot muc tieu khong don gian trong khoang thoi gian co han. Dieu nay co nghia, khong ton tai hai du an hoan toan giong het nhau, cung giong nhu khong the co hai chien dich quang cao hoac hai quan an giong het nhau. Ngoai ra, viec ngay ca viec len du an cung da bi gioi han ve thoi gian va tien bac.

Mot trong nhung dieu kien tien quyet trong cong viec cua nhan vien dieu hanh du an la: bat cu mot du an nao, khong phu thuoc vao khoi luong cong viec, bao gio cung do mot nguoi duy nhat dieu hanh. Anh ta vua va hoang de vua la chua troi doi voi du an, la nguoi duy nhat chiu trach nhiem truoc ben thue ve thanh cong cua viec thuc hien du an. Tuc la nhan vien dieu hanh co quyen luc tuyet doi trong suot qua trinh thuc hien du an.

Kinh doanh bang cach len va thuc hien du an co loi gi? Thu nhat, ket qua cong viec co the du doan duoc, vi khi len du an muc dich duoc xac dinh ro rang va ke hoach thuc hien duoc chia thanh tung giai doan theo thoi gian. O bat cu giai doan nao, neu thay can thiet, thi co the sua doi lai ke hoach cho phu hop.

Nhung mao hiem co the dem lai rui ro cho du an deu duoc tien lieu truoc va co ke hoach cung nhu phuong phap ngan chan. Thu hai, hoat dong cua cong ty tro nen cong khai va co the kiem tra, dieu khien duoc, do moi nguoi deu biet ro du an dang nam o giai doan nao; da dat duoc nhung ket qua nao; da tieu ton het bao nhieu von dau tu va con can bao nhieu nua de dam bao tien do thuc hien nhu hien nay.

Thu ba, nang cao hieu qua lam viec cua tat ca moi nguoi, vi thanh cong cua mot nguoi anh huong truc tiep cong viec cua nhung nguoi khac, nen moi nguoi deu roi mat vao cong viec cua mot nguoi va nguoc lai. Trong suot the ky XX, cac phuong phap khoa hoc-thuc tien duoc ap dung de dieu hanh du an da duoc duc ket lai. Va den nhung nam 80 cua the ky truoc, nen tang cua chuyen nganh nay da duoc hinh thanh. Cac nha nghien cuu chi ra rang tat ca cac du an – khong phu thuoc vao viec chung thuoc linh vuc nao – deu co rat nhieu diem chung. Vi du, trong bat cu du an nao cung phai dieu khien: qua trinh dat muc dich cua du an; thoi gian thuc hien du an, boi vi de dam bao thanh cong thi phai theo sat thoi gian bieu cua ke hoach; gia thanh, co nghia, doi voi bat cu du an nao deu phai len ke hoach tai chinh voi nhung du tinh ve so tien chi va thu; chat luong, boi vi nguoi tieu dung chi mua nhung san pham/dich vu thoa man nhung nhu cau cua ho; nhan su, boi vi dieu nay anh huong truc tiep den viec thuc thi hieu qua nhung menh lenh cua nguoi dieu hanh du an; mao hiem, boi vi viec tien lieu truoc tat ca nhung nguy hiem trong qua trinh thuc hien du an la rat quan trong; qua trinh lien lac, boi vi trong thoi dai cua chung ta, trong bat cu du an nao cung co rat nhieu nguoi tham gia, nhung nguoi nay hoan toan co the song o nhung vi tri dia l‎y cach xa nhau.

Them nua, viec dam bao cho cac loai giay to, tai lieu lien quan den du an duoc thong suot la rat quan trong; cac hop dong, vi du khi k‎y hop dong voi nhung nha cung cap nguyen vat lieu phai dam bao cac dieu kien co loi cho ca hai ben; nhung su thay doi, boi vi hiem co du an nao tu khi thuc hien den khi ket thuc thanh cong lai khong co bat cu thay doi nao trong ke hoach. Nguyen nhan co the la do dieu kien ben ngoai thay doi, co the do muc dich cua du an co sua doi, hoac cac nguon nhan luc ve nguoi, tien dau tu… thay doi. Ngay nay, cac kinh nghiem va kien thuc dieu hanh du an co the thu thap tu nhung tai lieu nuoc ngoai, mot so trong so chung da duoc chuan hoa.

Tai lieu pho cap nhat la “Project Management Body of Knowledge – PMBoK” (Tong hop kien thuc ve dieu hanh du an) – do nha xuat ban Vien dieu hanh du an My (PMI) phat hanh nam 1987, “Competence Baseline – ICB” (Ranh gioi cua kha nang) – do Hoi lien hiep quoc te ve dieu hanh du an phat hanh (IPMA). Day la nhung cuon sach goi dau giuong cua bat cu mot nhan vien dieu hanh du an nao.

Bat cu mot du an nao trong qua trinh thuc hien cung duoc chia thanh 4 giai doan:

1-Giai doan thu nhat: nguoi khoi xuong can phai chung minh voi cac ong chu dau tu ve tinh hap dan cua du an, chuan bi va trinh bay
y tuong, nhung khai niem ban dau, sau do den ke hoach kinh doanh.

Trong dieu le cua du an quy dinh ro rang tat ca nhung diem thoa thuan quan trong sau:
lap luan y tuong khoi dau cua du an;
muc dich chinh va kem theo cua du an cung voi cac tieu chi danh gia su thanh cong cung nhu that bai cua du an;
liet ke nhung ben lien quan va quyen loi cua ho;
nhung diem han che chinh cua du an.

Du an chinh thuc dua ra sau khi cac ben lien quan ky. Luc nay co the tim va ky hop dong voi nguoi dieu hanh du an.

2. Giai doan thu hai: Sau khi du an duoc hoan tat, giai doan thuc hien bat dau khi nhom lanh dao du an tap trung suc de dua ra ke hoach thuc hien du an. Qua trinh dua ra ke hoach bao gom:

du thao su menh cua du an, cong bo voi cac ben tham gia du an trong truong hop du an duoc thuc hien thanh cong ho nhan duoc nhung gi;
tat ca cac cong viec cua du an duoc soan thao duoi dang phan chia thanh tung phan nho, dieu nay cho phep mot du an phuc tap nhat tro nen de hieu doi voi tat ca moi nguoi;
len ke hoach ve thoi gian, dua tren co so nhung nguon luc su dung (tai chinh, nhan luc, thiet bi…), su phoi hop cac hoat dong khac nhau trong du an (cong viec nay chi bat dau duoc sau khi mot cong viec khac da ket thuc) de dua ra mot ke hoach ve thoi gian toi uu nhat;
ke hoach ve thoi gian duoc the hien duoi dang bieu do Gantt, mot cong cu pho cap nhat de trinh bay du an;
len bieu do su dung cac nguon luc can thiet de hoan thanh du an;
len ke hoach tai chinh theo thang (doi khi la theo tuan), so do thu-chi theo tung cong doan thuc hien;
dua ra co cau to chuc du an, hinh thanh nhom lanh dao du an bao gom ca nhung chuyen gia, cac bo phan va doi khi la ca cac to chuc o ben ngoai;
len ke hoach khong che cac rui ro, bao gom viec liet ke, nhung danh gia ca ve do nguy hiem va so luong nhung rui ro co the xay ra, va ke hoach hanh dong nham ngan chan neu rui ro xuat hien.
trong nhung du an lon con bao gom viec mo ta chien luoc cua du an (nhung nguyen tac co ban) ve chat luong, ve quan tri nhan su, ve quan he voi nhung nha cung cap va nhung tham so quan trong khac;
len co cau lien lac cua du an va cac thu tuc can thuc hien neu du an co thay doi nao do;
va nhieu viec khac.

Cuoi cung, ke hoach thuc hien du an phai duoc cac ben thue thuc hien du an phe duyet. Ke hoach da duyet tro thanh kim chi nam cho moi hanh dong cua nhom thuc hien du an trong suot ca qua trinh thuc hien du an.

3. Giai doan thu ba: la giai doan thuc hien ke hoach dua ra o giai doan hai. Day la giai doan ngon nhieu chi phi ve nguon luc nhat, boi vi day chinh la thoi gian tien hanh nhung cong viec chinh cua du an. Trong tung thoi ky, phai lien tuc kiem tra tien trinh cong viec, theo roi nhung thay doi ben trong cung nhu moi truong ben ngoai cua du an, va dua ra nhung quyet dinh kip thoi (chinh sua du an) de dap ung voi nhung thay doi tren. Trong qua trinh nay can phai luon nho hai nguyen tac co ban sau: tat ca cac hoat dong trong khuon kho du an can phai huong toi viec thuc hien muc dich cua du an, va muc dich la bat bien chi co the dieu khien nhung phan khac cua du an.

4. Nhung cong viec chinh cua giai doan bon – giai doan ket thuc. Giai quyet tat ca nhung cai “duoi” cua du an:
ket thuc cac hop dong;
giai quyet cac mau thuan;
bo tri cong viec cho nhung nhan vien da duoc dong vien trong thoi gian thuc hien du an;
va cuoi cung mot cong viec hay bi lang quen nhat – dua ra tong ket qua trinh len va thuc hien du an, cac danh gia tich cuc va tieu cuc, sau do xep ban tong ket vao “kho bau kinh nghiem” cua cong ty. Nhung kinh nghiem nay hoan toan co the huu ich cho nhung lan thuc hien du an tiep theo.

Nhung cong ty lam viec tren nguyen tac du an, thong thuong co cac co cau to chuc dac biet nhu sau:

1. Co cau to chuc phan chia chuc nang truyen thong. Trong to chuc nay, moi bo phan dam trach mot nhiem vu xac dinh, vi du, bo phan mua hang, bo phan van tai… Moi mot bo phan deu co nguoi lanh dao rieng, lam viec tren nguyen tac mot nguoi chi huy duy nhat. Co cau to chuc nay rat thich hop voi nhung cong viec kinh doanh trong dieu kien on dinh, nhung tro nen kem hieu qua neu trong bo may to chuc ton tai te nan quan lieu, cac quyet dinh duoc dua ra mot cach cham chap.

2. Co cau to chuc du an. Khi phan lon nhan vien trong cong ty dang lam viec cho mot du an nao do (ma doi khi la vai du an mot luc) va chiu su lanh dao cua nguoi dieu hanh du an. Voi cach to chuc nay, mot bo phan chuc nang, vi du nhu ke toan, co the lam viec cho vai du an dong thoi.

3. Co cau to chuc ma tran. Cac nhan vien lam viec dong thoi o cac bo phan chuc nang va cho cac du an. Trong truong hop nay, nhan vien chiu su lanh dao cua hai nguoi – nhan vien dieu hanh du an va cua nguoi lanh dao bo phan chuc nang ma anh ta trong bien che. Va mau thuan co the se nay sinh tu day. Tren thuc te, thi trong phan lon cac to chuc deu chua dung khong o dang nay thi dang khac co cau to chuc ma tran nay. Ngoai ra, trong mot cong ty co the tim thay nhung thanh phan voi co cau to chuc khac nhau.

Phuong phap du an con co the su dung o dau?

Cong viec cua bat cu mot cong ty nao cung deu co hai dang. Dang thu nhat la nhung viec on dinh (tuan tu lap lai). Quay lai voi vi du nha hang an o dau bai, thi do la:
ke hoach tai chinh hang ngay va thuc hien chinh xac ke hoach nay;
ke hoach phan bo nhan su;
ke hoach dao tao nhan su;
lam viec voi nhung nha cung cap thuc pham thuong xuyen…

Mat khac, dang thu hai la cac cong viec khong on dinh. Vi du:
thuc hien cac chien dich quang cao;
dua ra cac quy trinh de giam thieu su an cap, bot xen;
to chuc viec dat cho tai nha hang tren mang;….

Va tham chi doi voi nhung cong viec on dinh vi du nhu giam sat qua trinh nau an theo dung cong thuc, nang cao viec phuc vu khach hang, cung deu co the duoc thuc hien hieu qua hon neu nhin nhan tren goc do cua mot nhan vien dieu hanh du an: dat ra va dat duoc muc dich xac dinh trong khoang thoi gian xac dinh voi mot nguon luc co han.

Cách kinh doanh với công cụ tân tiến nhất

Chúng ta đều biết rằng, trên một khía cạnh nào đó, thì việc điều hành dự án đã có từ hàng nghìn năm nay, khi loài người mới xuất hiện. Vậy mà tại sao chỉ mới vài chục năm gần đây, công việc này mới trở thành một ngành nghề riêng với tên gọi Điều hành dự án. Có lẽ, vấn đề nằm ở chỗ, chỉ đến cuối thế kỷ trước, thì kinh doanh trở mới trở nên phức tạp và khó đoán trước, thậm chí kế hoạch năm năm cũng đã được coi là quá dài. Ban lãnh đạo công ty, đặc biệt nếu đó là công ty có cơ cấu phức tạp và phân nhánh, thì hàng ngày phải quyết định rất nhiều vấn đề không đơn giản chút nào.
Giới thiệu cho bạn bè
  • gplus
  • pinterest

Bình luận

Đăng bình luận

Đánh giá