Cách viết email

Trước khi trả lời một email nào đó, người nhận nên ghi nhớ: email thể hiện kỹ năng giao tiếp của bạn. Một câu hỏi được đặt ra là liệu có phải cách thức trả lời email đang ngày càng trở nên hiệu quả và lịch sự?


Maureen Bertolo, một nhà lập trình máy tính và đã giảng dạy về văn hóa email 10 năm nay, cho rằng văn hóa email đang xuống dốc. Bà cho biết, có khá nhiều lời phàn nàn cũng như những thắc mắc mà các học viên đưa ra trong các bài giảng của bà. Hầu như mọi người đều phàn nàn rằng “các email quá dài” và “tại sao tôi lại nhận được nhiều email đến vậy?”.

Theo Bertolo, vấn đề cố hữu của các email chính là việc: mọi người quá phụ thuộc vào email và sử dụng chúng không có hiệu quả. Email đã và đang trở thành một phần không thể thiếu trong công việc và giao tiếp. Chúng trở nên quen thuộc đến mức người ta không còn nghĩ đến những phương thức giao tiếp thay thế khác. Bà cho biết thêm, giờ đây, tin nhắn và Twitter đang làm giảm tính hữu ích của email hơn bao giờ hết. “Nhắn tin dễ dàng hơn viết email rất nhiều. Bạn không cần phải lo lắng về vấn đề chính tả, lỗi ngữ pháp hay các nghi thức chào hỏi. Vì nhắn tin được thực hiện nhanh chóng hơn nên mọi người cho rằng các tin nhắn không cần phải có vẻ chuyên nghiệp như các email”.

Trong thời đại của nhắn tin và tweeting như hiện nay, một số người có thể cho rằng các nguyên tắc viết email của Bertolo là không cần thiết trong giao tiếp cũng như trong kinh doanh. Nhưng những chuẩn mực của Bertolo lại rất hữu ích với cả người nhận và người gửi email. Bà đơn giản chỉ muốn mọi người giao tiếp hiệu quả hơn, đôi khi không nhất thiết là qua email. Bertolo cũng cho biết những email cá nhân thể hiện kỹ năng giao tiếp của chính người đó và cách thức thể hiện bản thân mình. Biết khi nào và làm thế nào để sử dụng email một cách hiệu quả có thể nâng tầm ảnh hưởng của một cá nhân. Trong khi xin việc thì email gửi đến nhà tuyển dụng chính là ấn tượng đầu tiên mà nhà tuyển dụng có đối với người xin việc.

Tóm lại, nếu bạn quan tâm đến hình ảnh cũng như thương hiệu cá nhân của mình thì bạn nên quan tâm đến những email mình gửi đi. Dưới đây là 8 cách Bertolo đưa ra để có một email hoàn hảo.

1. Nghĩ trước khi viết

Trước khi bắt đầu soạn một email, hãy nghĩ kỹ về những gì bạn định viết và liệu email ấy có thật sự hiệu quả cho mục đích viết hay không. Ví dụ như, nếu bạn đang cố gắng giải quyết các vấn đề của một ai đó thì hãy gọi điện trực tiếp cho người đó. Nếu bạn muốn giải thích một quy trình nào đó thì hãy giải thích trực tiếp, điều này sẽ hiệu quả hơn là kể về quy trình đó qua email (bạn có thể sử dụng dịch vụ như WebEx). Nếu muốn chỉ ra một vấn đề cấp bách với đồng nghiệp tại cơ quan thì hãy nói chuyện riêng với họ.

2. Viết email thật đơn giản

Email sẽ hiệu quả nhất đối với các yêu cầu và thông điệp đơn giản trong 2 dòng. Ví dụ như “Bạn có thể gặp mình lúc 4 giờ không?” hay “Bạn có dữ liệu này chưa?” Nếu email của bạn nằm trong một chuỗi dài có từ 2 email trở nên thì người nhận thường quên mất email gốc của bạn.

3. Viết email ngắn

Mọi người ưa thích sử dụng email vì sự nhanh chóng và dễ dàng. Nếu email trở nên dài hơn hoặc phức tạp hơn thì bạn sẽ mất nhiều thời gian viết hơn và khó thu hút người nhận hơn. Theo Bertolo, “nếu một email dài hơn 12 dòng và có đến 2 mạch nội dung thì bạn đang làm lãng phí thời gian cũng như đang làm nhạt dần email của mình”.

4. Sử dụng dòng Subject

Mọi người sử dụng các dòng subject như một thanh công cụ trong hòm thư đến để cho biết cần làm gì. Để giúp người nhận phân loại tầm quan trọng của vấn đề và hiểu rõ mục đích của email, dòng Subject cần phải rõ ràng. Theo Bertolo, “Hãy nói cho người nhận biết bạn muốn gì trên dòng subject. Sau đó, thay vì đánh dấu email và phân loại mức độ quan trọng của email thì người sử dụng hãy đặt hạn cuối mà người gửi muốn nhận được thư trả lời trên dòng Subject”

5. Đặt cấu trúc cho email

Theo Bertolo, “Một email theo đúng chuẩn mực cần có phần mở đầu, phần thân và phần kết thúc email”. Mục đích của email nên rõ ràng trong phần thân, trong đó nêu rõ những việc gì cần phải làm. Các câu nên chỉ có 15 từ hoặc ít hơn. Phần mở đầu và kết thúc không nên quá tổng cộng 7 dòng, còn phần thân không nên quá 5 dòng.

6. Làm chủ email của mình

Bertolo cho rằng nên hỏi người nhận email của mình những câu hỏi như: “Tôi có thể giúp gì được hay không? Tôi đã cung cấp đủ thông tin cho bạn hay chưa?”

7. Tránh những từ ngữ và cấu trúc khó hiểu.

Cách bạn giao tiếp qua email cho thấy mức độ chuyên nghiệp của bạn như thế nào. Tránh những từ ngữ mang tính xúc phạm và châm biếm. Ngay cả khi ai đó gửi đến bạn một bức thư khiếm nhã thì bạn vẫn có thể trả lời thư một cách lịch sự. Bà cũng khuyến cáo nên tránh các câu hỏi mang tính phòng thủ như “Tại sao dự án của bạn lại chậm trễ như thế?”. Cách tốt nhất để xác định những vấn đề ấy là liên lạc qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp. Cũng nên tránh các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như “Tại sao bạn lại…”, “Bạn phải…..”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc …”, và “Tôi không hiểu tại sao bạn …”. Những câu hỏi này cho thấy sự thất bại trong giao tiếp mà chắc chắn là email không thể sửa chữa những thất bại này được (hoặc ít nhất là nhanh chóng sửa chữa những thất bại này).

8. Cẩn thận trong việc chọn Blind Copy và Reply All

Theo Bertolo, lý do duy nhất để sử dụng Blind copy là để không làm lộ địa chỉ người nhận. Ví dụ như bạn muốn gửi email đến toàn bộ thành viên trong một hệ thống để thông báo về một công việc mới thì hãy để tất cả địa chỉ người nhận ở dạng Blind copy để mọi người không thể nhìn thấy địa chỉ email của những người khác nữa. Không sử dụng Blind copy để lén lút chia sẻ thông tin mật cho những người khác.

Nên tránh sử dụng Reply all. Ví dụ như sếp của bạn gửi yêu cầu họp hoặc đường link đến một bài báo cho mọi người trong nhóm và bạn cần trả lời email ấy thì hãy chỉ trả lời sếp của bạn thôi. Theo Bertolo, việc trả lời tất cả sẽ làm phiền những người khác nữa.

Nguồn: quantrimang








Cach viet email


Truoc khi tra loi mot email nao do, nguoi nhan nen ghi nho: email the hien ky nang giao tiep cua ban. Mot cau hoi duoc dat ra la lieu co phai cach thuc tra loi email dang ngay cang tro nen hieu qua va lich su?


Maureen Bertolo, mot nha lap trinh may tinh va da giang day ve van hoa email 10 nam nay, cho rang van hoa email dang xuong doc. Ba cho biet, co kha nhieu loi phan nan cung nhu nhung thac mac ma cac hoc vien dua ra trong cac bai giang cua ba. Hau nhu moi nguoi deu phan nan rang “cac email qua dai” va “tai sao toi lai nhan duoc nhieu email den vay?”.

Theo Bertolo, van de co huu cua cac email chinh la viec: moi nguoi qua phu thuoc vao email va su dung chung khong co hieu qua. Email da va dang tro thanh mot phan khong the thieu trong cong viec va giao tiep. Chung tro nen quen thuoc den muc nguoi ta khong con nghi den nhung phuong thuc giao tiep thay the khac. Ba cho biet them, gio day, tin nhan va Twitter dang lam giam tinh huu ich cua email hon bao gio het. “Nhan tin de dang hon viet email rat nhieu. Ban khong can phai lo lang ve van de chinh ta, loi ngu phap hay cac nghi thuc chao hoi. Vi nhan tin duoc thuc hien nhanh chong hon nen moi nguoi cho rang cac tin nhan khong can phai co ve chuyen nghiep nhu cac email”.

Trong thoi dai cua nhan tin va tweeting nhu hien nay, mot so nguoi co the cho rang cac nguyen tac viet email cua Bertolo la khong can thiet trong giao tiep cung nhu trong kinh doanh. Nhung nhung chuan muc cua Bertolo lai rat huu ich voi ca nguoi nhan va nguoi gui email. Ba don gian chi muon moi nguoi giao tiep hieu qua hon, doi khi khong nhat thiet la qua email. Bertolo cung cho biet nhung email ca nhan the hien ky nang giao tiep cua chinh nguoi do va cach thuc the hien ban than minh. Biet khi nao va lam the nao de su dung email mot cach hieu qua co the nang tam anh huong cua mot ca nhan. Trong khi xin viec thi email gui den nha tuyen dung chinh la an tuong dau tien ma nha tuyen dung co doi voi nguoi xin viec.

Tom lai, neu ban quan tam den hinh anh cung nhu thuong hieu ca nhan cua minh thi ban nen quan tam den nhung email minh gui di. Duoi day la 8 cach Bertolo dua ra de co mot email hoan hao.

1. Nghi truoc khi viet

Truoc khi bat dau soan mot email, hay nghi ky ve nhung gi ban dinh viet va lieu email ay co that su hieu qua cho muc dich viet hay khong. Vi du nhu, neu ban dang co gang giai quyet cac van de cua mot ai do thi hay goi dien truc tiep cho nguoi do. Neu ban muon giai thich mot quy trinh nao do thi hay giai thich truc tiep, dieu nay se hieu qua hon la ke ve quy trinh do qua email (ban co the su dung dich vu nhu WebEx). Neu muon chi ra mot van de cap bach voi dong nghiep tai co quan thi hay noi chuyen rieng voi ho.

2. Viet email that don gian

Email se hieu qua nhat doi voi cac yeu cau va thong diep don gian trong 2 dong. Vi du nhu “Ban co the gap minh luc 4 gio khong?” hay “Ban co du lieu nay chua?” Neu email cua ban nam trong mot chuoi dai co tu 2 email tro nen thi nguoi nhan thuong quen mat email goc cua ban.

3. Viet email ngan

Moi nguoi ua thich su dung email vi su nhanh chong va de dang. Neu email tro nen dai hon hoac phuc tap hon thi ban se mat nhieu thoi gian viet hon va kho thu hut nguoi nhan hon. Theo Bertolo, “neu mot email dai hon 12 dong va co den 2 mach noi dung thi ban dang lam lang phi thoi gian cung nhu dang lam nhat dan email cua minh”.

4. Su dung dong Subject

Moi nguoi su dung cac dong subject nhu mot thanh cong cu trong hom thu den de cho biet can lam gi. De giup nguoi nhan phan loai tam quan trong cua van de va hieu ro muc dich cua email, dong Subject can phai ro rang. Theo Bertolo, “Hay noi cho nguoi nhan biet ban muon gi tren dong subject. Sau do, thay vi danh dau email va phan loai muc do quan trong cua email thi nguoi su dung hay dat han cuoi ma nguoi gui muon nhan duoc thu tra loi tren dong Subject”

5. Dat cau truc cho email

Theo Bertolo, “Mot email theo dung chuan muc can co phan mo dau, phan than va phan ket thuc email”. Muc dich cua email nen ro rang trong phan than, trong do neu ro nhung viec gi can phai lam. Cac cau nen chi co 15 tu hoac it hon. Phan mo dau va ket thuc khong nen qua tong cong 7 dong, con phan than khong nen qua 5 dong.

6. Lam chu email cua minh

Bertolo cho rang nen hoi nguoi nhan email cua minh nhung cau hoi nhu: “Toi co the giup gi duoc hay khong? Toi da cung cap du thong tin cho ban hay chua?”

7. Tranh nhung tu ngu va cau truc kho hieu.

Cach ban giao tiep qua email cho thay muc do chuyen nghiep cua ban nhu the nao. Tranh nhung tu ngu mang tinh xuc pham va cham biem. Ngay ca khi ai do gui den ban mot buc thu khiem nha thi ban van co the tra loi thu mot cach lich su. Ba cung khuyen cao nen tranh cac cau hoi mang tinh phong thu nhu “Tai sao du an cua ban lai cham tre nhu the?”. Cach tot nhat de xac dinh nhung van de ay la lien lac qua dien thoai hoac gap mat truc tiep. Cung nen tranh cac tu ngu “mang tinh khieu khich” nhu “Tai sao ban lai…”, “Ban phai…..”, “Toi chac chan la ban se dong y voi viec …”, va “Toi khong hieu tai sao ban …”. Nhung cau hoi nay cho thay su that bai trong giao tiep ma chac chan la email khong the sua chua nhung that bai nay duoc (hoac it nhat la nhanh chong sua chua nhung that bai nay).

8. Can than trong viec chon Blind Copy va Reply All

Theo Bertolo, ly do duy nhat de su dung Blind copy la de khong lam lo dia chi nguoi nhan. Vi du nhu ban muon gui email den toan bo thanh vien trong mot he thong de thong bao ve mot cong viec moi thi hay de tat ca dia chi nguoi nhan o dang Blind copy de moi nguoi khong the nhin thay dia chi email cua nhung nguoi khac nua. Khong su dung Blind copy de len lut chia se thong tin mat cho nhung nguoi khac.

Nen tranh su dung Reply all. Vi du nhu sep cua ban gui yeu cau hop hoac duong link den mot bai bao cho moi nguoi trong nhom va ban can tra loi email ay thi hay chi tra loi sep cua ban thoi. Theo Bertolo, viec tra loi tat ca se lam phien nhung nguoi khac nua.

Nguon: quantrimang

Cách viết email

Trước khi trả lời một email nào đó, người nhận nên ghi nhớ: email thể hiện kỹ năng giao tiếp của bạn. Một câu hỏi được đặt ra là liệu có phải cách thức trả lời email đang ngày càng trở nên hiệu quả và lịch sự?
Giới thiệu cho bạn bè
  • gplus
  • pinterest

Bình luận

Đăng bình luận

Đánh giá