Hướng dẫn chi tiết cách giảm dung lượng, tăng tốc độ xử lý cho file Excel

Hướng dẫn chi tiết cách giảm dung lượng, tăng tốc độ xử lý cho file Excel


Hướng dẫn chi tiết cách giảm dung lượng, tăng tốc độ xử lý cho file ExcelHướng dẫn chi tiết cách giảm dung lượng, tăng tốc độ xử lý cho file ExcelHướng dẫn chi tiết cách giảm dung lượng, tăng tốc độ xử lý cho file Excel

Dung lượng máy của bạn đầy, tốc độ xử lý chậm trong file Excel? Nguyên nhân khiến máy bạn như vậy là do đâu và cách xử lý như thế nào? Bài viết sau sẽ chia sẻ những thông tin này.

Bạn lo lắng về dung lượng file Excel đầy và ngày càng tăng lên? Dung lượng lớn khiến máy tính bạn đơ, hoạt động chậm hơn? Vậy, làm thế nào để có thể giảm dung lượng file Excel và nguyên nhân do đâu? Cùng tìm hiểu tại bài viết sau đây.

1. Nguyên nhân chính dẫn tới dung lượng máy đầy

Để xác định rõ dung lượng máy của bạn đầy, thì bạn cần biết được nguyên nhân dẫn tới điều này.

Chính những thao tác của bạn như: copy, paste hay download về máy là nguyên nhân chủ yếu dẫn tới tình trạng dung lượng đầy và máy thường bị treo.

Hay đối tượng Objects: Thể hiện rõ là các hình shape, hoặc các nút được chèn trong ô, khi mà bạn copy đối tượng này xuống, đương nhiên sẽ tự nhiên sao chép ra một bản tương tự. Trường hợp khác, khi bạn copy một nội dung nào đó trên web. Hoặc tải một file khác việc dán vào file trong máy tính mình sẽ đi kèm với những object, đương nhiên bạn sẽ không thể nhìn nhận ra được. Thao tác nào giúp máy tính bạn giảm dung lượng file Excel, cùng tìm hiểu phần dưới sau đây.

2. Cách giảm dung lượng file Excel đơn giản, nhanh nhất

Bạn phải làm việc trong môi trường máy tính, cụ thể là thao tác trên phần mềm Excel. Thật khó chịu khi mất nhiều thời gian để bạn phải chờ đợi load các file có dung lượng khủng. Cùng chúng tôi tìm hiểu cách giảm dung lượng file Excel ngay nhé.

2.1 Cách 1 đơn giản, dễ làm

Bước 1: nhấp chuột chọn sheet mà có chứa object bạn cần xóa. Tiếp theo nhấn f5 thao tác sẽ hiện ra cửa sổ Go to..

Bước 2: Bạn chọn specials

Bước 3: Bạn chọn mục object rồi ấn tiếp Ok.

Bước 4: Nhấn xóa delete tất cả các mục cần xóa.

Một số lưu ý với các object trong ô sheet mà được chọn, trường hợp bạn muốn giữ lại một object trong sheet, bạn cần thao tác nhấn SHIFT rồi tích chuột vào bỏ chọn mục cần giữ lại. Tương tự bạn sẽ xóa các mục còn lại, và với các mục tiếp theo.

Thao tác xóa đơn giản dễ thực hiệnThao tác xóa đơn giản dễ thực hiện
Thao tác xóa đơn giản dễ thực hiện

Một cách đơn giản nữa, bạn có thể chọn vào mục tab Home, nhấn Find và Select tiếp theo chọn Selection Pane… Khi đó bạn sẽ thấy xuất hiện object chèn trong sheet, sau đó chỉ là thao tác xóa đi là xong.

2.2  Cách 2 dùng ASAP Utilities Add-in

Một phương pháp khác cũng được dân IT dùng nhiều đó là dùng ASAP Utilities Add-in. Bạn thao tác chọn Tab ASAP Utilites, tiếp theo bạn chọn nhóm menu Objects & Comments. Vào tiếp mục Select All Objects bạn chọn tất cả dữ liệu. Bên cạnh đó bạn có thể bỏ chọn phần mình giữ lại, bằng cách click tổ hợp shift+ click chuột vào ô object cần giữ lại và thực hiện thao tác xóa.

Hoặc bạn có thể thao tác đơn giản hơn bằng cách không cần giữ mục nào cả và chọn luôn phần Delete all objects in selected worksheets.

Nếu là với mục ASAP Utilities thì lại có nhiều sheets hơn, đồng thời bạn có thể thao tác với nhiều mục object tại một sheet rất nhanh chóng.

Dùng ASAP Utilities Add-in để giảm dung lượng ExcelDùng ASAP Utilities Add-in để giảm dung lượng Excel
Dùng ASAP Utilities Add-in để giảm dung lượng Excel

3. Cách giảm dung lượng file Excel bằng cách xóa đi style rác.

3.1 Cách đơn giản thông thường

Với cách sử dụng thông thường giảm dung lượng file Excel, bạn chỉ cần thao tác click phải vào từng mục style rác và chọn phím delete xóa đi là xong.

3.2 Sử dụng Remove Style Add-in

Việc sử dụng Remove Style Add-in là một dạng được cung cấp bởi phần mềm Microsoft. Khi mà bạn tải trên mạng về, bạn cần thực hiện thao tác cài đặt, mục Remove Styles sẽ được hiển thị tại tab Home và Cell Styles.

Bên cạnh đó, bạn vẫn có một addin inquire trong office 365 cùng với công cụ Clean Excess Cell Formatting. Excel Binary Workbook sẽ giúp giảm dung lượng trong file Excel cho bạn.

 Sau khi thực hiện xong các bước như trên kết quả sẽ trả về:

Dung lượng trong file Excel đã được giảmDung lượng trong file Excel đã được giảm
Dung lượng trong file Excel đã được giảm

 Khi đó, với file thực hiện ban đầu là 7Mb và file sau khi đã giảm dung lượng trong file Excel hiện giờ còn đúng 1Mb. Nếu trường hợp, bạn muốn giảm dung lượng xuống nữa thì thực hiện thêm thao tác save lại là OK.

Đương nhiên, file của bạn sẽ tiếp tục được giảm dung lượng xuống tiếp. Kết hợp với những cách bạn xóa đi vài worksheet trống, hay những dòng trống tại phần cuối. Như vậy, chúng ta đã thực hiện được với yêu cầu đề ra.

Những thao tác trên máy tính của bạn như: copy, paste hay download tưởng chừng như rất đơn giản và bình thường. Nhưng lại là một mối nguy hại cho dung lượng bộ nhớ Excel trong máy tính bạn. Thay vì đó hãy dùng thao tác paste + special… Khi đó bạn chỉ cần dán công thức sang bằng cách lựa chọn được paste value là ổn rồi.

Trên đây là những cách giảm dung lượng file Excel mà chúng tôi vừa cập nhật trên. Hy vọng sẽ giúp ích được đối với những ai đang gặp vấn đề về tình trạng này. Cùng chúng tôi tìm hiểu các bài viết khác trên website https://meovat360.net mục Thủ thuật nhé. Xin chân thành cảm ơn!








Huong dan chi tiet cach giam dung luong, tang toc do xu ly cho file Excel


Huong dan chi tiet cach giam dung luong, tang toc do xu ly cho file Excel : Chia se cac kinh nghiem xu ly trong doi song thuong ngay cung nhu trong cong viec


Huong dan chi tiet cach giam dung luong, tang toc do xu ly cho file ExcelHuong dan chi tiet cach giam dung luong, tang toc do xu ly cho file ExcelHuong dan chi tiet cach giam dung luong, tang toc do xu ly cho file Excel

Dung luong may cua ban day, toc do xu ly cham trong file Excel? Nguyen nhan khien may ban nhu vay la do dau va cach xu ly nhu the nao? Bai viet sau se chia se nhung thong tin nay.

Ban lo lang ve dung luong file Excel day va ngay cang tang len? Dung luong lon khien may tinh ban do, hoat dong cham hon? Vay, lam the nao de co the giam dung luong file Excel va nguyen nhan do dau? Cung tim hieu tai bai viet sau day.

1. Nguyen nhan chinh dan toi dung luong may day

De xac dinh ro dung luong may cua ban day, thi ban can biet duoc nguyen nhan dan toi dieu nay.

Chinh nhung thao tac cua ban nhu: copy, paste hay download ve may la nguyen nhan chu yeu dan toi tinh trang dung luong day va may thuong bi treo.

Hay doi tuong Objects: The hien ro la cac hinh shape, hoac cac nut duoc chen trong o, khi ma ban copy doi tuong nay xuong, duong nhien se tu nhien sao chep ra mot ban tuong tu. Truong hop khac, khi ban copy mot noi dung nao do tren web. Hoac tai mot file khac viec dan vao file trong may tinh minh se di kem voi nhung object, duong nhien ban se khong the nhin nhan ra duoc. Thao tac nao giup may tinh ban giam dung luong file Excel, cung tim hieu phan duoi sau day.

2. Cach giam dung luong file Excel don gian, nhanh nhat

Ban phai lam viec trong moi truong may tinh, cu the la thao tac tren phan mem Excel. That kho chiu khi mat nhieu thoi gian de ban phai cho doi load cac file co dung luong khung. Cung chung toi tim hieu cach giam dung luong file Excel ngay nhe.

2.1 Cach 1 don gian, de lam

Buoc 1: nhap chuot chon sheet ma co chua object ban can xoa. Tiep theo nhan f5 thao tac se hien ra cua so Go to..

Buoc 2: Ban chon specials

Buoc 3: Ban chon muc object roi an tiep Ok.

Buoc 4: Nhan xoa delete tat ca cac muc can xoa.

Mot so luu y voi cac object trong o sheet ma duoc chon, truong hop ban muon giu lai mot object trong sheet, ban can thao tac nhan SHIFT roi tich chuot vao bo chon muc can giu lai. Tuong tu ban se xoa cac muc con lai, va voi cac muc tiep theo.

Thao tac xoa don gian de thuc hienThao tac xoa don gian de thuc hien
Thao tac xoa don gian de thuc hien

Mot cach don gian nua, ban co the chon vao muc tab Home, nhan Find va Select tiep theo chon Selection Pane… Khi do ban se thay xuat hien object chen trong sheet, sau do chi la thao tac xoa di la xong.

2.2  Cach 2 dung ASAP Utilities Add-in

Mot phuong phap khac cung duoc dan IT dung nhieu do la dung ASAP Utilities Add-in. Ban thao tac chon Tab ASAP Utilites, tiep theo ban chon nhom menu Objects & Comments. Vao tiep muc Select All Objects ban chon tat ca du lieu. Ben canh do ban co the bo chon phan minh giu lai, bang cach click to hop shift+ click chuot vao o object can giu lai va thuc hien thao tac xoa.

Hoac ban co the thao tac don gian hon bang cach khong can giu muc nao ca va chon luon phan Delete all objects in selected worksheets.

Neu la voi muc ASAP Utilities thi lai co nhieu sheets hon, dong thoi ban co the thao tac voi nhieu muc object tai mot sheet rat nhanh chong.

Dung ASAP Utilities Add-in de giam dung luong ExcelDung ASAP Utilities Add-in de giam dung luong Excel
Dung ASAP Utilities Add-in de giam dung luong Excel

3. Cach giam dung luong file Excel bang cach xoa di style rac.

3.1 Cach don gian thong thuong

Voi cach su dung thong thuong giam dung luong file Excel, ban chi can thao tac click phai vao tung muc style rac va chon phim delete xoa di la xong.

3.2 Su dung Remove Style Add-in

Viec su dung Remove Style Add-in la mot dang duoc cung cap boi phan mem Microsoft. Khi ma ban tai tren mang ve, ban can thuc hien thao tac cai dat, muc Remove Styles se duoc hien thi tai tab Home va Cell Styles.

Ben canh do, ban van co mot addin inquire trong office 365 cung voi cong cu Clean Excess Cell Formatting. Excel Binary Workbook se giup giam dung luong trong file Excel cho ban.

 Sau khi thuc hien xong cac buoc nhu tren ket qua se tra ve:

Dung luong trong file Excel da duoc giamDung luong trong file Excel da duoc giam
Dung luong trong file Excel da duoc giam

 Khi do, voi file thuc hien ban dau la 7Mb va file sau khi da giam dung luong trong file Excel hien gio con dung 1Mb. Neu truong hop, ban muon giam dung luong xuong nua thi thuc hien them thao tac save lai la OK.

Duong nhien, file cua ban se tiep tuc duoc giam dung luong xuong tiep. Ket hop voi nhung cach ban xoa di vai worksheet trong, hay nhung dong trong tai phan cuoi. Nhu vay, chung ta da thuc hien duoc voi yeu cau de ra.

Nhung thao tac tren may tinh cua ban nhu: copy, paste hay download tuong chung nhu rat don gian va binh thuong. Nhung lai la mot moi nguy hai cho dung luong bo nho Excel trong may tinh ban. Thay vi do hay dung thao tac paste + special… Khi do ban chi can dan cong thuc sang bang cach lua chon duoc paste value la on roi.

Tren day la nhung cach giam dung luong file Excel ma chung toi vua cap nhat tren. Hy vong se giup ich duoc doi voi nhung ai dang gap van de ve tinh trang nay. Cung chung toi tim hieu cac bai viet khac tren website https://meovat360.net muc Thu thuat nhe. Xin chan thanh cam on!

Hướng dẫn chi tiết cách giảm dung lượng, tăng tốc độ xử lý cho file Excel

Hướng dẫn chi tiết cách giảm dung lượng, tăng tốc độ xử lý cho file Excel : Chia sẻ các kinh nghiệm xử lý trong đời sống thường ngày cũng như trong công việc
Giới thiệu cho bạn bè
  • gplus
  • pinterest

Bình luận

Đăng bình luận

Đánh giá